マイナンバーの実務

Posted by on 2015年10月10日

中野区の税理士(飲食店に強い)の三堀貴信です。「マイナンバーの実務」について。

マイナンバーの実務のフローと内容について。

1.基本方針・取扱規定等の策定

基本方針の策定と取扱規定等の策定はどちらも特定個人情報保護委員会が策定した、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(以下ガイドライン)に定められており、個人番号関係事務を行う事業者はこれに対応する社内規定を作成する必要がある(中小規模事業者については義務ではない)。規定には、個人番号を取り扱う事務の範囲と特定個人情報等の範囲を明確にし、事務取扱担当者を明確にする必要がある。

2.番号収集を対象者に通知

社会保障および税に関する手続書類の作成のために必要がある場合に限って、従業員等に個人番号の提供を求めることができる。番号収集の対象者には、番号利用目的を明確に伝える必要がある。対象は社内の従業員・パート・アルバイトのほか、社外で取引のある顧問弁護士・税理士、賃貸不動産のオーナー、外部講師、執筆者等も含まれる。
個人番号を持たない海外赴任者、派遣社員は対象外となる(派遣会社等が取り扱うため)。

3.収集

個人番号収集は対面による手渡し、郵送、インターネット経由での送付の3種類がある。

4.本人確認

個人番号を収集する際は、本人確認が必須となる。この本人確認は、①番号確認、②身元確認の双方が必要である。個人番号カードがあれば、1枚で①、②の双方を満たすことができる。雇用関係にあることなど、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認を不要とすることも認められる。
代理人の場合は、①代理権の確認(法定代理人の場合は、戸籍謄本など、任意代理人の場合は、委任状)、②番号確認、③代理人の身元確認が必要である。
扶養家族の本人確認は、扶養家族の個人番号の提供が誰に義務付けられているのかによって異なる。税の年末調整の場合、事業者への提出義務は従業員にあり、事業主には本人確認をする必要はない。従業員は、個人番号関係事務実施者として、その不要家族の本人確認を行う必要がある。
国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届け出を行う必要がある。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届け出をすることが想定されるが、その場合は、従業員がその配偶者の代理人となるため、事業主は代理人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認を行う必要がある。

5.安全に管理する

ガイドラインでは4つの安全管理措置を講じるように求めている。中小規模事業者における対応も記載されている。
①組織的安全管理措置
個人番号の管理者等組織体制の整備など。中小規模事業者は業務日誌等の取り扱い記録を残せばよいとされている。
②人的安全管理措置
個人番号を取り扱う担当者を教育・監督する。
③物理的安全管理措置
情報漏えいを防ぐため、個人番号を保存する場所へのICカードなどによる入退出管理、間仕切りなどを設置したり、のぞき見防止のための配置にする、データやファイル、書類が盗難されないように機器や電子ファイルを施錠できるキャビネット等に保管する、など。
④技術的安全管理措置
個人番号のデータやファイルなどのアクセスは担当者のみに限定する。インターネット経由でマイナンバーを送信する際はIDやパスワードを設定する、ウイルス対策ソフトを導入する、外部からの不正アクセスからデータを守る対策、データの暗号化、クラウド化をする、など。

6.委託

個人番号利用事務または個人番号関係事務については、全部または一部を委託、再委託することができる。この場合、委託者は委託先・再委託先に対し、必要かつ適切な監督を行う義務がある。具体的には以下が求められる。
①委託先の適切な選定
②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
③委託先における特定個人情報の取り扱いの把握

7.利用・提供

番号法第19条で限定的に定められている場合以外は、原則として、個人番号・特定個人情報を利用・提供することはできない。例外でこれらの利用・提供が認められているのは、激甚災害時の金融機関の支払い、生命、身体または財産の保護など緊急性がある場合などです。
(番号法19条にて限定的に明記された場合)
①個人番号関係事務実施者からの提供(第2号)
②本人または代理人からの提供(第3号)
③委託、合併等に伴う提供(第5号)
④株式等振替制度を活用した提供(第10号)
⑤特定個人情報保護委員会からの提供の求め(第11号)
⑥各議員審査等その他公益上の必要があるときの提供(第12号)
⑦人の生命、身体または財産の保護のための提供(第13号)
※上記①~⑦に該当する場合は、個人番号・特定個人情報を利用・提供しても良いということです。

8.保管

特定個人情報は、社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
※個人番号が記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保存する必要がある。

9.廃棄

社会保障および税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけすみやかに廃棄または削除しなければならない。廃棄はシュレッダー・溶解などで復元不可能な状態にする必要があります。


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